Sektör: Ajanslar

Ajansın işi yaratıcı, arka ofisi düzenli olsun

Bir ajansta aynı gün içinde aylık sabit hizmet bedeli (retainer) faturası kesilir, iki kampanyanın görevleri dağıtılır, Instagram'dan yeni bir marka mesaj atar ve bir tedarikçinin prodüksiyon faturası gelir. Müşavir, aylık anlaşmaları tekrarlayan faturaya, projeleri müşteri kaydına bağlı görevlere, sosyal kanallardaki mesajları tek gelen kutusuna toplar.

Başlayın

Aylık hizmet faturaları · Ekim

14 müşteri

Müşteri	Tutar	Durum
Atlas Kozmetik	90.000 TL	ödendi
Nehir Kafe Zinciri	45.000 TL	gönderildi
Bora Otomotiv	62.000 TL + 18.000 TL ek iş	taslak
Ada Mobilya	25.000 TL	gecikti

Ada Mobilya: 15 gün gecikti, hatırlatma taslağı onay bekliyor

Ajanslarda para ve iş nerede kaçar

Aylık hizmet faturaları her ay elle kesilir; bir ay atlanınca ancak müşteri sorduğunda fark edilir.
Kapsam dışı işler e-postada kararlaştırılır, faturaya hiç yansımaz.
Görevler mesaj gruplarında dağılır; hangi müşteri için kaç saat harcandığı bilinmez.
Instagram ve WhatsApp'tan gelen yeni iş talepleri kişisel telefonlarda kalır.

Ajansta Müşavir akışı

01

Sosyal kanallardan gelen talepler

Instagram, Facebook, WhatsApp ve e-posta mesajları tek gelen kutusunda; reklamdan gelen konuşma tanınır ve potansiyel kaydı açılır.

Modül →
02

Aylık hizmet ve proje teklifi

Aylık hizmet paketi ve tek seferlik proje kalemleri katalogdan seçilir, teklif linkle gönderilir.

Modül →
03

Satış ve kapsam takibi

Kabul edilen teklif satış olur; aylık hizmet ve ek işler satışa bağlı ayrı hizmetler olarak izlenir.

Modül →
04

Proje görevleri

Kampanya görevleri haftalık panoda; her görev müşteriye ve satışa bağlanır, aylık içerik planı çok görevli şablonla tek tıkla açılır.

Modül →
05

Tekrarlayan fatura ve tahsilat

Aylık hizmet faturası her ay aynı gün hazırlanır; 15 gün gecikince otomasyon hatırlatma taslağı ve görev oluşturur.

Modül →
06

Tedarikçi giderleri

Prodüksiyon, baskı ve reklam giderleri tedarikçi carisine işlenir; dönem sonunda cari mutabakat linkle gönderilir.

Modül →

Örnek senaryo

Örnek: 14 aylık sözleşmeli müşterisi olan dijital ajans

Bu örnekte ajansın 14 müşterisi aylık 25.000 TL ile 90.000 TL arasında aylık sabit hizmet bedeli ödüyor, toplam aylık bedel 620.000 TL + KDV. Ayın ilk iş günü faturalar hazır; ekip onaylayıp entegratörü üzerinden kesiyor. Bir müşteriye yapılan 18.000 TL'lik ek video işi satışa ayrı hizmet olarak ekleniyor ve o ayın faturasına düşüyor. Rakamlar örnek amaçlıdır.

Aylık sözleşmeli müşteri (örnek): 14
Aylık hizmet bedeli toplamı: 620.000 TL + KDV
Ek iş (örnek): 18.000 TL + KDV
Gecikme otomasyonu: 15. gün

Ajansın ihtiyaç duyduğu parçalar

Görevi kayda bağlama

Görevleri müşteri, satış, teklif veya faturaya bağlayın; müşteri kartında o müşteri için yapılan tüm işler görünür.

Tekrarlayan görevler

Aylık rapor, içerik takvimi onayı ve reklam hesabı kontrolü her ay kendiliğinden açılır.

Döviz ile çalışma

Yurt dışı müşterilere USD veya EUR teklif ve fatura; TL karşılığı güncel kurla hesaplanır.

Müşteri dosyaları

Marka kılavuzu, onaylı tasarımlar ve sözleşmeler müşteri kartındaki klasörlerde.

Yapay zekânın katkısı

Büyüme ve operasyon asistanları

Asistanlar faturaları, görevleri ve mesajları birlikte okur.

"Hangi aylık sözleşmeli müşteri için bu ay en çok görev açıldı?" sorusunu kayıtlardan cevaplar.
Gelen kutusunda bekleyen yeni marka mesajlarına ilk cevap taslağı hazırlar; gönderim onayınızla olur.
Kapsam dışı iş gibi görünen talepleri işaretler ve ek iş teklifi taslağı önerir.

Sık sorulan sorular

Aylık hizmet faturası otomatik mi kesiliyor?

Fatura her ay otomatik hazırlanır, bir kişi onaylar. Ardından panelden e-Fatura veya e-Arşiv olarak kesilir: yerleşik Turkcell e-Dönüşüm veya kendi entegratörünüz.

Instagram ve WhatsApp hesaplarımızı nasıl bağlarız?

Gelen kutusu kendi WhatsApp ve Chatwoot hesabınızla çalışır; Instagram ve Facebook konuşmaları da bu bağlantı üzerinden aynı listeye gelir.

Freelancer ve dış kaynak ödemeleri nasıl izlenir?

Freelancer ve tedarikçiler tedarikçi carisi olarak açılır; faturaları gider olarak işlenir, ödemeler banka hesabından düşer ve bakiye cari hesapta görünür.

Ekip üyeleri faturaları görmeden görev panosunu kullanabilir mi?

Evet. Yetkiler modül bazındadır; bir tasarımcıya görevler ve dosyalar açık, muhasebe kapalı olabilir.

Aylık hizmet bedelleri kendiliğinden faturalansın

Müşterilerinizi ve aylık anlaşmalarınızı girin, bu ayın faturalarını tek ekrandan onaylayın.