Kaynak takibi
Randevu talebinin reklamdan mı, tavsiyeden mi geldiğini görün; reklamdan gelen konuşma otomatik tanınır.
Sektör: Sağlık
Kliniğin idari işleri tek yerde, tıbbi kayıtlar kendi sisteminde
Bir klinikte hasta ile hekim arasındaki her şey klinik bilgi sisteminde yaşar. Onun etrafındaki idari iş ise ayrı bir dünyadır: randevu talepleri, paket teklifleri, taksitler, faturalar, personel vardiyaları, sarf malzemesi tedarikçileri. Müşavir yalnızca bu ön ve arka ofis işlerini yönetir; muayene, teşhis ve tedavi kayıtları kapsam dışıdır.
Görüşme planlayın| Saat | Kişi | Durum |
|---|---|---|
| 09:30 | A. Yılmaz · kontrol | teyit edildi |
| 10:15 | S. Kara · paket 3/10 | geldi |
| 11:00 | M. Öz · ilk görüşme | bekleniyor |
| 14:30 | E. Tan · paket 7/10 | ertelendi |
Randevu bilgisi de sağlık verisi sayılabilir; klinik notları kendi sisteminizde
Kliniklerde idari iş nerede aksar
- Randevu talepleri telefonda, WhatsApp'ta ve Instagram'da dağılır; kime dönüldüğü takip edilmez.
- Taksitli paketlerde hangi taksitin ödendiği resepsiyondaki deftere bakılarak öğrenilir.
- Hemşire, asistan ve resepsiyon vardiyaları ile izinler ayrı çizelgelerde tutulur.
- Sarf malzemesi tedarikçileriyle bakiye farkları yıl sonunda ortaya çıkar.
Klinikte Müşavir akışı
- 01 Modül →
Randevu talepleri
WhatsApp, Instagram ve web formundan gelen randevu talepleri gelen kutusunda toplanır, ilk cevap süresi izlenir.
- 02 Modül →
Randevu ve kişi kaydı
Kişi, iletişim bilgileriyle CRM'e kaydedilir, randevu takvime girer. Muayene ve tedavi bilgisi bu kayda yazılmaz.
- 03 Modül →
Paket teklifi ve taksit
Seans veya kontrol paketleri katalogdan seçilir, taksit planıyla teklif gönderilir, kabulde satış açılır.
- 04 Modül →
Fatura ve tahsilat
Taksitler için fatura hazırlanır, vade öncesi SMS hatırlatması gider, POS ve havale tahsilatları eşleşir.
- 05 Modül →
Personel, vardiya ve bordro
Resepsiyon, asistan ve hemşire vardiyaları planlanır, izinler hiyerarşik onaydan geçer, bordro ay sonunda hazırlanır.
- 06 Modül →
Tedarikçi mutabakatı
Sarf malzemesi ve cihaz bakım tedarikçilerine dönem sonunda cari mutabakat linkle gönderilir.
Örnek senaryo
Örnek: iki hekimli, 9 personelli klinik
Bu örnekte klinik ayda yaklaşık 400 randevu talebi alıyor. On seanslık bir bakım paketi 30.000 TL ve altı taksitle sunuluyor. Kabul edilen paket satışa dönüşüyor, taksitler vade öncesi hatırlatılıyor. Dokuz personelin vardiyası ve izni aynı panelde; ay sonunda bordro ve beş sarf malzemesi tedarikçisinin mutabakatı hazır. Muayene notları ve tedavi kayıtları kliniğin kendi sisteminde kalıyor. Rakamlar örnek amaçlıdır.
- Aylık randevu talebi (örnek)
- 400
- Paket tutarı
- 30.000 TL
- Taksit
- 6
- Personel
- 9
Kliniğin idari tarafının ihtiyaç duyduğu parçalar
Süreli belge takibi
Personelin sertifika ve belge bitiş tarihleri yaklaşınca uyarı alın.
Rol bazlı erişim
Resepsiyon randevu ve tahsilatı görür; bordro ve muhasebe yalnız yetkili kişilere açıktır.
Stok ve sarf malzemesi
Sarf malzemesi alışları FIFO ile stokta izlenir, maliyet giderlere doğru yansır.
Yapay zekânın katkısı
Operasyon asistanı
Asistan yalnız idari kayıtlarla çalışır: randevu, paket, taksit, personel.
- "Bu hafta ertelenen randevulardan geri dönülmeyenler kimler?" sorusuna listeyle cevap verir.
- Geciken taksitler için hatırlatma mesajı taslaklar; gönderim onayınızla olur.
- Gelecek haftanın vardiya planındaki boşlukları ve izin çakışmalarını gösterir.
Sık sorulan sorular
Hasta dosyası veya tıbbi kayıt tutabilir miyim?
Hayır. Müşavir tıbbi kayıt tutmaz; muayene, teşhis, tedavi ve reçete bilgileri kliniğinizin klinik bilgi sisteminde kalmalıdır. Ancak bir klinikteki randevu ve seans bilgisi bazı durumlarda sağlık verisi, yani KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılabilir. Veri sorumlusu olarak klinik, bu verinin işlenmesi için hukuki dayanağı ve aydınlatmayı sağlar.
Randevu notlarına ne yazmalıyız?
Yalnızca idari bilgi: randevu türü, paket seansı, erteleme nedeni gibi. Şikâyet, teşhis veya tedavi ayrıntısı yazmamanızı öneririz; ekibinize de bu kuralı yetki ve eğitimle verin.
Taksitli paket satışı nasıl izlenir?
Paket teklifi kabul edildiğinde satış açılır, taksit planı satışa bağlanır. Her vade öncesi hatırlatma gider ve ödeme cari hesaba işlenir.
Verilerimiz nerede tutuluyor?
Almanya'daki veri merkezinde barındırılır. Türkiye'den Almanya'ya veri gitmesi KVKK m.9 kapsamında yurt dışı aktarımdır; ayrıntılar veri işleme ve alt işleyenler sayfalarındadır.
İlgili sayfalar
CRM →
Müşteri ve potansiyel kayıtları, atama kuralları ve ilk cevap süresi tek ekranda.
İnsan Kaynakları →
Özlük, izin, mesai, vardiya ve bordro tek panelde; bordro kaydı muhasebeye düşer.
Ön Muhasebe →
Fatura, gider ve banka hareketleri tek defterde; KDV raporu ve mizan hazır.
Veri İşleme →
Veri sorumlusu ve işleyen rolleri, modül bazında veri kategorileri ve saklama.
İşletme sahipleri →
Nakit, alacak, bekleyen teklifler ve ekip tek panelde; sorunuzu kayıtlara sorun.
Kliniğinizin idari işlerini düzenleyin
Randevu, paket ve tahsilat akışınızı birlikte kuralım; tıbbi kayıtlarınız olduğu yerde kalsın.
Görüşme planlayın