Şablon

Mutabakat mektubu şablonu

İyi bir mutabakat mektubu karşı tarafa tek bir soru sorar: bu tarihte aramızdaki bakiye bu mu? Aşağıdaki şablon, mektubun olması gereken bölümlerini ve doldurmanız gereken satırları sırayla verir. Cevap yöntemini ve süresini açıkça yazmak, itiraz ve belirsizliği azaltır.

Başlayın

Cari hesap mutabakat mektubu

Köşeli alanları kendi bilgilerinizle doldurun. Döviz carilerde bakiyeyi işlem para biriminde yazın, TL karşılığını bilgi olarak ekleyin.

1. Başlık ve gönderen

Gönderen şirketin unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi numarası
Mektup tarihi ve referans numarası
Konu satırı: [Tarih] itibarıyla cari hesap mutabakatı

2. Alıcı

Karşı tarafın unvanı, vergi dairesi ve vergi numarası
İlgili kişinin adı ve e-posta adresi
Varsa karşı taraftaki cari hesap kodu

3. Mutabakat bilgisi

Mutabakat tarihi: [gg.aa.yyyy] itibarıyla
Kayıtlarımıza göre bakiye: [tutar] [para birimi]
Bakiyenin yönü: şirketimiz lehine alacak / şirketimiz aleyhine borç
Döviz carilerde kullanılan kur ve kur tarihi
Ek: [tarih aralığı] hesap ekstresi

4. Cevap talebi

Cevap için son tarih: [gg.aa.yyyy]
Cevap yöntemi: imzalı mektup, e-posta veya onay linki
Bakiye farklıysa kendi bakiyenizi ve hesap ekstrenizi göndermeniz rica olunur
Sorular için iletişim kişisi ve telefon

5. Karşı taraf cevabı

Yukarıdaki bakiyeyi onaylıyoruz
Bakiyeye itiraz ediyoruz; kayıtlarımıza göre bakiye: [tutar] [para birimi] [borç/alacak]
İtiraz nedeni ve varsa fark yaratan belge numaraları
Cevaplayan kişinin adı, unvanı, tarih, imza ve kaşe

Şablon nasıl kullanılır?

Şablonu bir kez kendi antetli belgenize uyarlayın, sonra her turda yalnız 3. ve 4. bölümdeki alanları doldurun. Aynı mektubu bütün carilere aynı biçimde göndermek, cevapları karşılaştırmayı da kolaylaştırır.

Göndermeden önce kendi kayıtlarınızı kontrol edin: banka hareketleri eşleşmiş, o tarihe kadarki bütün faturalar işlenmiş olmalı. Yoldaki bir ödeme yüzünden yanlış bakiye göndermek gereksiz itiraz üretir. Adımlar için ay sonu kapanış rehberine bakabilirsiniz.

Bakiyenin yönünü açık yazın. “Bakiye: 138.500 TL” tek başına belirsizdir; “şirketimiz lehine 138.500 TL alacak” ya da “şirketimiz aleyhine 138.500 TL borç” yazın.

Cevap süresi verin. İki ila dört hafta yaygın bir süredir. Süre dolduğunda cevap gelmeyenlere hatırlatma gönderin ve cevapsız kalanları ayrı listede izleyin.

Karşı taraf cevabı bölümünü mektubun sonunda boş bırakın. Karşı taraf onay veya itiraz kutusunu işaretleyip imzaladığında, mektup tek başına bir kayıt hâline gelir.

İtiraz gelince

Karşı taraf kendi bakiyesini yazdığında ondan ekstresini isteyin ve iki ekstreyi satır satır karşılaştırın. En sık fark nedenleri yoldaki ödemeler, bir tarafta işlenmemiş faturalar, iade faturaları ve döviz carilerde kur farklarıdır. Ayrıntılar cari hesap mutabakatı rehberinde.

Hatırlatma: BA/BS mutabakatı değil

Bu şablon cari hesap bakiyesi içindir. Form Ba ve Form Bs, VUK Genel Tebliği (Sıra No: 565) ile Eylül 2024 dönemi ve sonrası için kaldırıldı; artık ayrıca bir BA/BS mutabakatı yapılması gerekmiyor.

Sık sorulan sorular

Mutabakat mektubunda hangi bilgiler mutlaka olmalı?

İki tarafın unvanı ve vergi numarası, mutabakat tarihi, bakiye tutarı, bakiyenin yönü (borç veya alacak), para birimi, cevap için son tarih ve cevap yöntemi. Bunlardan biri eksikse karşı taraf ya cevap vermez ya da yanlış tarihe göre cevap verir.

Mektubu e-postayla göndermek yeterli mi?

Günlük mutabakat için e-posta yaygın ve pratiktir. İhtilaf ihtimali olan veya yıl sonu hesap kapatması niteliğindeki mutabakatlarda, TTK m.94'te sayılan noter, taahhütlü mektup, telgraf veya güvenli elektronik imzalı yazı gibi yöntemleri hukuk danışmanınızla değerlendirin.

Ekstreyi mektuba eklemeli miyim?

Evet, özellikle bakiyesi yüksek veya hareketi yoğun carilerde. Ekstre, karşı tarafın farkı hızlıca bulmasını sağlar ve itiraz süresini kısaltır.

Bu mektubu Müşavir otomatik hazırlıyor mu?

Evet. E-mutabakat modülünde mektup, seçtiğiniz tarih itibarıyla cari bakiyeden şirket bilgilerinizle PDF olarak hazırlanır ve karşı tarafa onay linkiyle gönderilir.

Blogdan

BA/BS Formları Kaldırıldı mı? VUK 565 ile Ne Değişti
Form Ba ve Form Bs, Eylül 2024 döneminden itibaren verilmiyor. 565 Sıra No.lu Tebliğ neyi değiştirdi, neyi değiştirmedi ve aylık kontrolün yerini ne alıyor?

Mektubu elle hazırlamayın

Müşavir mutabakat mektubunu kayıtlarınızdan hazırlar, gönderir ve cevapları tek listede toplar.