Tahsilat Süresi (DSO) Nasıl Hesaplanır ve Kısaltılır?

Gelir tablosundaki ciro ile bankadaki para aynı şey değildir. Aradaki farkın bir adı var: alacaklar. Bu farkın büyüyüp büyümediğini görmenin en kısa yolu da DSO’dur (days sales outstanding), Türkçesiyle ortalama tahsilat süresi.

DSO tek bir soruya cevap verir: fatura kesildiği günden paranın hesaba girdiği güne kadar ortalama kaç gün geçiyor? Satışlar iyi görünürken bu sayı artıyorsa, müşterilerinizi kendi nakdinizle finanse ediyorsunuz demektir.

Formül

Standart hâli şöyle:

DSO = (Dönem sonu ticari alacaklar / Dönem içi vadeli satışlar) × Dönemdeki gün sayısı

Sayının bir anlam ifade edip etmeyeceğini üç ayrıntı belirler:

1. Dönem sonu alacak. Dönemin son günündeki açık müşteri bakiyesini alın. Çift taraflı kayıtta bu, birinin tabloya yazdığı bir rakam değil, 120 Alıcılar hesabının bakiyesidir.
2. Yalnız vadeli satış. Anında tahsil edilen satış alacak yaratmaz, oranı sulandırmamalıdır.
3. Aynı dönem, aynı uzunluk. 30 günlük ay ile 90 günlük çeyrek farklı sonuç verir. Birini seçin ve hep onu kullanın.

KDV fatura toplamının ve alacağın parçasıdır. İki tarafı tutarlı tutun: ya ikisi de KDV dahil (müşteri size faturanın tamamını borçlu olduğu için genelde tercih edilen) ya da ikisi de KDV hariç.

Örnek hesap

Bir danışmanlık firması (örnek rakamlar) son çeyreğine bakıyor:

Kalem	Değer
Çeyrekteki vadeli satışlar (KDV dahil)	900.000 TL
Çeyreğin son günündeki alacak bakiyesi	450.000 TL
Dönemdeki gün sayısı	90
Faturalardaki standart vade	30 gün

DSO = (450.000 / 900.000) × 90 = 45 gün.

Firma 30 gün vadeyle fatura kesiyor; demek ki müşteriler ortalama 15 gün geç ödüyor. Günlük ortalama satış 900.000 / 90 = 10.000 TL. Yani DSO’daki her gün yaklaşık 10.000 TL nakdi bağlıyor. Firma DSO’yu 35 güne indirse, tek bir ek satış yapmadan yaklaşık 100.000 TL müşterinin cebinden kendi banka hesabına geçer.

Gecikmenin bedelini görmek için geciken tutarı tahsilat gecikme maliyeti hesaplayıcısına girin. Bu fazladan günlerin kendi finansman oranınızla size neye mal olduğunu gösterir.

Tek bir DSO rakamı neden yanıltabilir?

DSO bir ortalamadır ve ortalamalar bazı şeyleri saklar:

• Tek büyük müşteri tabloyu domine edebilir. 450.000 TL’nin 300.000’i tek bir müşterideyse sorun sürecinizde değil, o ilişkidedir.
• Mevsimsellik bozar. Dönemin son ayı güçlüyse herkes zamanında ödese bile dönem sonu alacak şişer.
• İtirazlı faturalar içindedir. Müşterinin itiraz ettiği fatura geç ödeme değildir; başka bir konuşma gerektiren açık bir konudur.

Örnek firmamızda 450.000 TL’lik alacağın 300.000 TL’si tek bir kurumsal müşterideyse, o müşteri hariç tutulduğunda kalan müşterilerin DSO’su çok daha makul görünebilir. Bu durumda yapılacak iş süreci değil, o müşteriyle ödeme koşullarını yeniden konuşmaktır.

Bu yüzden DSO’yu her zaman yaşlandırma raporuyla birlikte okuyun: alacaklar vadesi gelmemiş, 1-30 gün gecikmiş, 31-60 ve 60 gün üzeri gibi dilimlere ayrılır. DSO bir sorun olup olmadığını, yaşlandırma ise sorunun nerede olduğunu söyler.

Tahsilat süresini gerçekten ne kısaltır?

Gecikmenin çoğu faturadan sonra değil, faturadan önce oluşur. Genelde en çok karşılık veren sırayla kaldıraçlar:

1. Ödeme koşulunu teklife yazın

Teklif ödemenin ne zaman yapılacağından bahsetmiyorsa, müşterinin kendi alışkanlığı karar verir. Vadeyi, para birimini ve varsa taksit planını teklifin içinde belirtin; kabul edilen teklifin bu koşulları satışa taşıdığından emin olun. Teklif modülü taksit planını ve koşulları teklife bağlı tutar; kayıt satışa dönüştüğünde aynı koşullar onunla gelir.

Türk Ticaret Kanunu da bir çerçeve çizer: TTK m.1530’a göre ticari işletmeler arasındaki işlemlerde ödeme günü belirlenmemişse borçlu, faturayı aldığı tarihten itibaren otuz günün sonunda ihtara gerek kalmadan temerrüde düşer. Sözleşmedeki ödeme süresi de maddede sayılan hâllerde (örneğin alacaklı KOBİ ise) altmış günü aşamaz. Açık bir vade yazmak, kanuni varsayılana güvenmekten daha kolaydır.

2. İş bittiği gün fatura kesin

Teslim ile fatura arasındaki her gün doğrudan tahsilat döngünüze eklenir ve DSO’da görünmez, çünkü ortada henüz alacak yoktur. Faturayı hizmet durumuna bağlayın: hizmet “tamamlandı” durumuna geçtiğinde bir sonraki adım fatura olmalı, cuma gününe kalan bir iş değil.

3. Vadeden sonra değil, önce hatırlatın

Vadeden üç gün önce giden hatırlatma nezakettir. On gün sonra giden ise kovalamaca. Her taksitin vadesinden önce otomatik e-posta veya SMS hatırlatması, “gözümüzden kaçmış” gecikmelerinin çoğunu ortadan kaldırır. Satış ve hizmet takibinde taksit planları bu hatırlatmaları takvimine göre gönderir ve hangi taksitin geciktiğini gösterir.

4. Ödemeyi kolaylaştırın

Her hatırlatmaya IBAN’ı, fatura numarasını ve tam tutarı ekleyin. Kartla ödeme alıyorsanız ödeme linki gönderin. Ödemeye niyetli bir müşterinin geç ödemesinin en yaygın nedeni sürtünmedir.

5. İtirazı gecikmeden ayırın

Bir faturaya itiraz geldiğinde nedenini kaydedin ve bir sorumlu atayın. Fatura kovalama listesinden çıkıp çözüm listesine girmelidir. Yoksa ekibiniz, müşterinin sorun çözülmeden ödemeyeceği bir fatura için hatırlatma göndermeye devam eder.

6. Bakiyeleri düzenli teyit edin

Geç ödemelerin önemli bir kısmı aslında kayıt uyuşmazlığıdır: yanlış faturaya işlenmiş bir tahsilat, bir tarafın hiç kaydetmediği bir iade faturası. Düzenli cari hesap mutabakatı bunları yaşlanmadan yakalar. Ayrıntısı için BA/BS kaldırıldıktan sonra mutabakat yazımıza bakın.

Veri nereden gelmeli?

DSO, arkasındaki alacak bakiyesi kadar güvenilirdir. Bakiyeler birinin aklına geldikçe güncellediği bir tabloda duruyorsa oran işletmeyi değil tabloyu ölçer. Fatura ve tahsilat otomatik yevmiye yazdığında müşteri bakiyesi defterden türetilir ve DSO aylık bir yeniden kurgulama olmaktan çıkıp bir sorguya dönüşür. Nedenini arka ofisiniz neden tabloya değil çift taraflı kayda ihtiyaç duyar yazısında anlattık.

Ön muhasebe modülü müşteri bakiyelerini, istenen tarihe göre tarihsel bakiyeyi ve fatura bazında tahsilatları tek yerde tutar; DSO formülünün ihtiyaç duyduğu her şey budur.

Aylık DSO kontrol listesi

• Alacakları her ay aynı gün (ayın son günü) çekin.
• Yalnız vadeli satışları kullanın; KDV’yi iki tarafta da aynı şekilde ele alın.
• DSO’yu hesaplayın ve standart vadenizle karşılaştırın.
• Yaşlandırma raporunu açın, 30 günden fazla gecikmiş her faturayı listeleyin.
• Bakiyenin çoğunun bir iki müşteride toplanıp toplanmadığına bakın.
• İtirazlı faturaları ayırın ve her birine sorumlu atayın.
• Tamamlanan her hizmetin faturalandığını doğrulayın.
• Yaklaşan taksitler için hatırlatmaların planlandığını kontrol edin.
• Eğilimi izlemek için DSO’yu basit bir aylık kayda not edin.

Kısaca

DSO, teklifin nasıl yazıldığından faturanın ne kadar hızlı çıktığına ve hatırlatmaların nasıl gittiğine kadar bütün satış sürecinizin aynasıdır. Her ay aynı şekilde ölçün, yaşlandırma raporuyla birlikte okuyun ve nedenleri kaynağında düzeltin. Para çoğu zaman zaten kazanılmıştır; sadece yanlış hesapta bekliyordur.