Veri İşleme
Kayıtlarınızın sahibi sizsiniz, biz sizin adınıza işleriz
Platforma girdiğiniz müşteri, çalışan ve tedarikçi verisi için veri sorumlusu sizin şirketinizdir; Müşavir yalnız sizin talimatınızla işleyen taraftır. Bu sayfa hangi modülde hangi verinin, hangi amaçla işlendiğini ve ne kadar süre tutulduğunu anlatır.
Talep gönderinİki farklı rolümüz var
| Veri işleyen olduğumuz durumlar | Veri sorumlusu olduğumuz durumlar |
|---|---|
| Kiracının müşteri, potansiyel ve tedarikçi kayıtları | Abone şirketin hesap ve fatura bilgileri |
| Kiracının çalışanlarına ait özlük, izin, puantaj ve bordro verisi | Panel kullanıcılarının giriş ve oturum kayıtları |
| Gelen kutusu konuşmaları, dosyalar, teklif ve mutabakat karşı tarafları | Pazarlama sitesi ziyaretçileri ve iletişim formu talepleri |
Modül bazında veri kategorileri
Liste, modüllerin tasarımına göre işlenebilecek kategorileri gösterir. Hangi alanı dolduracağınıza siz karar verirsiniz.
| Modül | Veri kategorileri | İşleme amacı |
|---|---|---|
| CRM | Kimlik, iletişim, kaynak bilgisi, notlar, randevular, sizin tanımladığınız özel alanlar | Müşteri ve potansiyel ilişkisini yönetmek |
| Görüşme Takibi | Görüşme notları (serbest metin), görüşme kanalı (telefon, WhatsApp, yüz yüze, e-posta), görüşmeyi yapan çalışan, planlı arama ve hatırlatma tarihleri, potansiyelin kaynağı ve kaynak ayrıntısı (ör. reklam kampanyası adı) | Potansiyel ve müşteriyle görüşmeleri izlemek, arama ve hatırlatma planlamak, ekibe günlük liste göndermek, görüşme raporu çıkarmak |
| Teklif ve satış | İletişim, teklif kalemleri, tutarlar, imza durumu | Teklif vermek, sözleşme ve satışı takip etmek |
| Ön muhasebe | Unvan, vergi numarası, fatura, ödeme, banka hareketi | Kayıt tutmak, tahsilat ve raporlama |
| E-mutabakat | Karşı taraf unvanı, e-posta, bakiye, yüklenen ekstre | Cari hesap bakiyesini karşı tarafla teyit etmek |
| İK | Kimlik, iletişim, özlük, izin, puantaj, ücret, banka hesabı; sağlık raporu gibi özel nitelikli veri olabilir | Personel yönetimi, izin ve bordro hazırlığı |
| Gelen kutusu | Konuşma meta verisi, mesaj önizlemesi, reklam kaynağı sinyali; mesajın tam metni platformda saklanmaz, bağladığınız mesajlaşma hesabında kalır | Mesajları tek listede izlemek, gelen mesajdan otomatik potansiyel kaydı açmak veya mevcut müşteriyle eşleştirmek |
| Dosyalar | Yüklediğiniz belgelerin içeriği | Belgeleri şirket içinde saklamak ve paylaşmak |
| Yapay zekâ | Yapay zekâ sohbetinde yazdığınız mesaj, konuşma geçmişi ve yapay zekâ ajanının talimatı (sohbet panel kayıtlarınıza erişmez); okunan belge içeriği (platformun kendi sunucularında işlenir); otomatik görev açıksa bağlı mesajlaşma hesabındaki konuşma metinleri ve potansiyel kaydı | Sohbette cevap ve taslak, belge okuma; otomatik görevde potansiyel kaydını konuşmalara göre güncellemek |
Roller neden önemli
KVKK ve GDPR, veriyi işleyen her tarafı rolüne göre sorumlu tutar. Platforma bir müşteri kaydı girdiğinizde o kaydın neden ve nasıl işleneceğine siz karar verirsiniz; bu yüzden veri sorumlusu sizsiniz. Müşavir bu kaydı sizin adınıza saklar, gösterir ve işler; bu yüzden veri işleyendir. İlgili kişilere aydınlatma yapmak, gerektiğinde açık rıza almak ve hukuki sebebi belirlemek veri sorumlusunun görevidir.
Kendi abonelerimizin hesap bilgileri, panel oturum kayıtları ve pazarlama sitemize gelen talepler için ise veri sorumlusu Müşavir’dir. Bu veriler gizlilik politikamızda anlatılır.
Sizin talimatınızla işleme
- Kiracı verisini yalnız hizmeti sunmak, desteğinizi yanıtlamak, güvenliği sağlamak ve yasal yükümlülükleri yerine getirmek için işleriz.
- Kiracı verisini satmaz, reklam hedeflemede kullanmaz, yapay zekâ modellerinin eğitimine vermeyiz.
- Doğrudan çalıştığımız alt işleyenlerle aynı düzeyde yükümlülük içeren sözleşmeler yapmayı hedefleriz; yapay zekâ isteklerinde model sağlayıcısına (ör. Anthropic) istek OpenRouter üzerinden gider; listesi alt işleyenler sayfasındadır.
Görüşme raporu ve sabah e-postası
Görüşme raporunu Excel olarak dışa aktarabilirsiniz. Raporda görüşme notları, arama tarihleri ve mesajlaşma günleri ile yönü yer alır; mesaj içeriği dışa aktarılmaz. Her dışa aktarım denetim izine yazılır. Ekip üyelerinize her sabah o günkü randevu ve görevlerinin listesi e-postayla gider; bu liste kişi adlarını içerir ve mevcut e-posta alt işleyenimiz Mailgun üzerinden gönderilir.
Saklama yaklaşımı
- Abonelik sürerken: Kayıtlar siz silene kadar tutulur. Silme, yetkiye bağlı olarak panelden yapılır. Muhasebe kayıtlarında yasal saklama süreleri sizin sorumluluğunuzdadır; platform bu kayıtları siz silmedikçe korur.
- Abonelik sona erdiğinde: Dışa aktarım için süre tanınır, ardından canlı sistemden silinir. Yedeklerdeki kopyalar yedek saklama döngüsü dolduğunda kendiliğinden kalkar.
- Görüşme kayıtları: Bir kişiyi sildiğinizde ona ait görüşme notları da silinir; açık arama ve hatırlatmaları arşivlenir.
- Denetim izi: Silme, dışa aktarım ve yapay zekânın yaptığı değişiklikler gibi işlemler kim, ne zaman bilgisiyle denetim izine yazılır.
- Güvenlik ve işlem kayıtları: Sorun giderme ve güvenlik amacıyla sınırlı süre tutulur.
Veri işleme sözleşmesi
Talep üzerine veri işleme sözleşmesi imzalıyoruz. Sözleşmede işleme konusu ve süresi, veri kategorileri, teknik ve idari tedbirler, alt işleyen onayı, yurt dışı aktarım güvenceleri, veri ihlali bildirimi ve sözleşme sonunda iade ile silme yer alır. Yapay zekâ özelliklerini açtığınızda ilgili kişileri aydınlatma ve gerekiyorsa açık rıza alma sorumluluğunuz ile bu özelliklerdeki yurt dışı aktarım da sözleşme kapsamındadır. Talebinizi iletişim sayfasından iletin.
Sık sorulan sorular
Veri işleme sözleşmesi imzalıyor musunuz?
Evet. Talep üzerine veri işleme sözleşmesi imzalıyoruz. Sözleşme; işleme konusu, süre, güvenlik tedbirleri, alt işleyenler, yurt dışı aktarım ve sözleşme sonunda verinin iadesi ile silinmesini kapsar. Talebinizi iletişim sayfasından iletin.
Çalışanlarımın sağlık raporlarını yüklersem ne olur?
Sağlık verisi KVKK'da özel nitelikli kişisel veridir. Hukuki dayanağı ve aydınlatmayı veri sorumlusu olarak siz sağlarsınız. Bu tür belgeleri yalnız İK yetkisi olan kişilerin göreceği şekilde yetkilendirmenizi öneririz.
Özel alanlara hangi veriyi girebilirim?
Potansiyel ve müşteri kartına kendi alanlarınızı (metin, sayı, seçim, tarih, evet/hayır) tanımlayabilirsiniz; içeriğine siz karar verirsiniz. Özel alanlara sağlık, din, etnik köken gibi özel nitelikli kişisel veri ve amaçla ilgisi olmayan veya gereksiz kişisel veri girmeyin. Çocuklara ait veri (ör. öğrenci adı, sınıfı) giriyorsanız velinin aydınlatılması ve gerekiyorsa açık rızasının alınması veri sorumlusu olarak sizin sorumluluğunuzdadır.
Yapay zekâ otomatik görevini açarsam kim neden sorumlu?
Kendi müşterileriniz ve potansiyelleriniz için veri sorumlusu sizsiniz. Bu kişileri, konuşmalarının yapay zekâ ile işlendiği ve konuşma metninin yapay zekâ sağlayıcısına (OpenRouter üzerinden Anthropic, ABD) gönderildiği, yani yurt dışına aktarıldığı konusunda aydınlatmak ve gerekiyorsa açık rızalarını almak sizin yükümlülüğünüzdür. Şirket sahibinin panelde verdiği onay, bu kişilerin açık rızası yerine geçmez. Konuşmalar sağlık gibi özel nitelikli kişisel veri içerebilir; bu durumda ek yükümlülükler doğabileceğini değerlendirmeniz gerekir. Görev şirket sahibinin onayı olmadan çalışmaz ve istediğiniz zaman kapatılabilir. Yapay zekânın yaptığı her değişiklik durum geçmişine ve denetim izine kaydedilir; müşteriye dönüştürülmüş kayıtlar değiştirilmez.
Abonelik bitince verilerim ne olur?
Sözleşme sona erdiğinde verilerinizi dışa aktarmanız için süre tanınır. Bu sürenin sonunda canlı sistemden silinir; yedeklerdeki kopyalar yedek döngüsü tamamlandıkça ortadan kalkar.
Verilerimi kendi amaçlarınız için kullanıyor musunuz?
Hayır. Kiracı verisini yalnız hizmeti sunmak için, sizin talimatınızla işleriz. Yapay zekâ modellerinin eğitiminde veya pazarlamada kullanmayız.
İlgili sayfalar
Güven Merkezi →
Güvenlik, KVKK, alt işleyenler, yedekleme ve uyum yol haritası tek yerde.
KVKK ve GDPR →
İlgili kişi hakları, başvuru yolu, yurt dışı aktarım ve yapay zekâ işleme.
Alt İşleyenler →
Hizmet sağlayıcılar, amaçları, işledikleri veri ve konumları; 30 gün önceden bildirim.
Yedekleme →
6 saatlik veritabanı yedeği hedefi, RPO ve RTO hedefleri, veri dışa aktarma.
İnsan Kaynakları →
Özlük, izin, mesai, vardiya ve bordro tek panelde; bordro kaydı muhasebeye düşer.
Veri işleme sözleşmesi talep edin
Şirketinizin bilgilerini iletin, sözleşme taslağını size gönderelim.
Talep gönderin